En cours de vie sociale, le siège social de la personne morale peut être amené à changer. Changement de région, déménagement à l’étranger, achat de nouveaux locaux dans une ville voisine, les hypothèses sont nombreuses. Dans tous les cas de figure, il est nécessaire d’effectuer un transfert de siège social, c’est-à-dire de modifier l’adresse officielle de la personne morale. Quelle est la procédure à respecter dans de telles circonstances ? Quels sont les pièges à éviter ? Nous vous répondons.

Pourquoi changer le siège social de son entreprise ?

Le siège social de l’entreprise correspond à l’adresse de l’établissement principal de la personne morale, au centre de ses intérêts économiques. Comme pour un particulier, la notion de siège social détermine l’adresse postale de l’entreprise. En cas de changement d’adresse, il est donc nécessaire de modifier le siège social, sous peine de ne plus concorder à la réalité, ce qui est source d’insécurité juridique pour la société et pour les tiers.

Comment effectuer un transfert de siège social ?

En cas de changement d’adresse, le transfert de siège social doit être voté par l’assemblée générale extraordinaire de la société, puisqu’il nécessite une modification des statuts. Une fois la nouvelle adresse votée, le procès-verbal d’assemblée générale reprend la nouvelle formule statutaire, permettant de modifier le document et d’en transmettre copie au greffe du Tribunal de commerce.
Une publication dans un journal d’annonces légales doit également être prévue afin d’informer les tiers du transfert. Le changement d’adresse doit être par ailleurs signalé à tous les partenaires directs de l’entreprise (clients, fournisseurs, établissements bancaires). Enfin, un avis doit être remis au service des impôts des entreprises afin de modifier la domiciliation de la société.
L’annonce légale qui doit être publiée possède une particularité en matière de transfert de siège social. Si le transfert a lieu dans le même département, une seule et unique annonce devra être publiée dans un journal d’annonces légales habilité dans ledit département. En revanche, en cas de transfert de siège social en dehors du département, une annonce devrait être publiée dans un JAL habilité pour le département d’origine, mais il faudra également en publier une seconde pour le département de destination.

Pensez à modifier le siège social sur tous les documents administratifs et comptables

Parmi les erreurs couramment faites par les dirigeants d’entreprise, certaines concernent le transfert de siège social. Une fois le siège transféré, l’adresse doit être modifiée sur toutes les factures ainsi que les documents comptables, les courriers mais également les rappels, les mails et la signature des associés, les cartes de visite, les plaquettes commerciales, ainsi que tout document qui pouvait contenir l’adresse de la personne morale.
C’est donc un véritable casse-tête que de retrouver tous ces documents afin de procéder à leur modification. Cependant, ce travail permettra une meilleure visibilité et du transfert de siège social et ouvrira à vos partenaires et potentiels clients la possibilité de vous contacter en toutes circonstances.